Gemeinsame Nutzung
Für die gemeinsame Nutzung von Textbausteinen auf mehreren Rechnern bietet PhraseExpress folgende Optionen:
- Textbausteindateien können "peer-to-peer" über ein lokales NAS Netzwerklaufwerk oder über das Internet mittels Cloudspeicherdienst (Dropbox, OwnCloud, etc.) synchronisiert werden.
- PhraseExpress kann sich mit einem SQL Server verbinden, der Textbausteine zentral in einer Client-/Server-Architektur bereitstellt. Der SQL-Server kann vor Ort installiert sein oder in der Cloud (Azure, Amazon AWS) laufen.
Der Zugriff auf gemeinsam genutzte Textbausteine lässt sich auf bestimmte Benutzer, Workgroups oder Domänen beschränken. Somit können Sie bestimmte Textbausteinordner mit anderen teilen und andere Textbausteinordner nur Ihnen selbst zugänglich machen.
Was soll man wählen?
Peer-to-Peer-Sharing
- Geeignet für bis zu ca 50 Anwender.
- Empfohlen bei relativ seltener Bearbeitung der Textbausteindatei.
- Empfohlen, wenn Mitarbeiter abseits des internen Firmennetzwerks (zum Beispiel im HomeOffice) arbeiten.
- Empfohlen für Anwender ohne IT/SQL Administrationskenntnisse.
Jede Bearbeitung jedes Benutzers wird als separate Aktualisierungsdatei zum Cloud/NAS-Synchronisierungsordner hochgeladen. Alle anderen Anwender laden diese bei Bedarf herunter. Dies bedeutet, dass keinen Zustand gibt, in dem alle Benutzer über den neuesten Textbausteinstand verfügen, da Benutzer ihre Bearbeitungen möglicherweise zeitversetzt aktualisieren (PhraseExpress kann jedoch so konfiguriert werden, dass es bei jedem Programmstart aktualisiert wird).
Alle diese Aktualisierungsdateien müssen von jedem Benutzer verarbeitet werden, um synchron zu bleiben.
SQL-Server
- Ideal für professionell administrierte Firmenumgebungen
- Empfohlen ab ca 25 Benutzer.
- Bei schlechter Netzwerkanbindung externer Mitarbeiter womöglich ungeeignet (Performance prüfen!).
Der SQL-Server verhindert Bearbeitungskollisionen zuverlässig, da immer nur ein einziger Benutzer denselben Textbaustein bearbeiten kann. Alle Textbausteine werden zentral auf dem Serverrecjmer gespeichert, der mit in professionellen Arbeitsumgebungen mit etablierten Backup-Verfahren gesichert ist.
Alle Benutzer haben jederzeit den gleichen Stand der Textbausteindatenbank.
PhraseExpress bietet bei Verwendung eines SQL-Servers einige zusätzliche Funktionen, z. B. eine zentrale Nutzungsstatistik und eine Kommentarfunktion für jeden Textbaustein.
Weitere Vor- und Nachteile finden Sie in den folgenden Abschnitten.