• Einfache Einrichtung. Keine Server Hardware/Software erforderlich.
• Die Synchronisation erfolgt in beide Richtungen.
• Intelligenter Synchronisationsmechanismus verhindert Konfliktdateien beim Synchronisieren.
• Ideal für HomeOffice-Anwender, da keine permanente Verbindung zum lokalen Netzwerk erforderlich ist.
• Hohe Datensicherheit dank "Ende-zu-Ende" Verschlüsselung.
• Benutzer synchronisieren Änderungen nach Bedarf. Für eine automatische Aktualisierung verwenden Sie bitte einen SQL Server.

Videoanleitung

Alle Benutzer speichern Textbausteine auf ihrem eigenen Computer. Einer der Benutzer, der seine Textbausteine mit anderen gemeinsam nutzen möchte, erstellt einmalig einen zentralen Sync-Ordner.

Dieser Sync-Ordner ist gewissermaßen die "Drehscheibe", um Bearbeitungen zwischen allen Benutzern auszutauschen. Anwender senden ihre Bearbeitungen auf Knopfdruck an den Sync-Ordner und holen die Änderungen seitens anderer Benutzer von dort ab. Diese werden dann jeweils auf die lokale Textbausteindatei des Anwenders angewendet.

Der Sync-Ordner kann sich auf einem NAS Netzwerklaufwerk oder in einem Synchronisationsverzeichnis einer Cloudlösung (Dropbox, iCloud Drive, GoogleDrive oder einer selbst gehosteten Lösung, wie zum Beispiel OwnCloud) befinden.

Alle anderen Anwender verbinden ihre lokale Textbausteindatei mit diesem Sync-Ordner.

Das Synchronisationssystem wurde mit PhraseExpress v16 umfassend geändert. Wenn Sie eine frühere Version verwendet haben, müssen Sie die Synchronisation neu konfigurieren, wie hier beschrieben!

Um Textbausteine anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen:

1. Markieren Sie in der Baumansicht die Textbausteindatei, die Sie mit anderen teilen möchten.
2. Wählen Sie den Befehl "Datei » Textbausteinsynchronisation" und "Textbausteine bereitstellen".
3. Wählen Sie ein Verzeichnis in einem Netzwerklaufwerk oder ein Cloud Dateisynchronisationsverzeichnis, auf das alle gewünschten Anwender Zugriff haben.
4. Schließen Sie das Hauptprogrammfenster.

PhraseExpress erstellt in dem gewählten Verzeichnis verschiedene Dateien, um ihre Textbausteine mit anderen zu teilen.

Bei fehlendem Menüpunkt "Textbausteindateisynchronisation" wurde diese für die in der Baumansicht gewählte Textbausteindatei bereits eingerichtet, oder Sie haben keine lokale Textbausteindatei (vs SQL-Server-Datenbank) gewählt oder Sie verwenden PhraseExpress im portablen Modus.

WICHTIG: Diese Ersteinrichtung wird nur von einem einzigen Benutzer vorgenommen. Dieser Anwender wird automatisch zum "Master. Alle anderen Benutzer verbinden sich mit dem Sync-Ordner, wie unten beschrieben.

Alle Anwender müssen die gleiche PhraseExpress Version einsetzen.

Bei Verwendung eines Online-Clouddienstes müssen Sie Funktionen deaktivieren, die Dateien zwar lokal anzeigen, aber erst dann tatsächlich auf den PCs herunterladen, wenn auf diese zugegriffen wird (Beispiel Microsoft OneDrive / Beispiel Apple iCloud Drive).

Warten Sie bei Verwendung eines Clouddiensts, bis das Synchronisationsverzeichnis auf alle Rechnern verteilt wurde. Bei Übertragung über das Internet kann das eine Weile dauern.

Sie können die Textbausteindatei vorher mit einem Passwort sichern. Die Textbausteine im Sync-Ordner werden somit noch vor der Ablage zum Beispiel in der Online-Cloud verschlüsselt. Denken Sie daran, allen Nutzern der gemeinsam genutzten Textbausteine das Passwort mitzuteilen.

Einzelne Textbausteinordner können zugriffsbeschränkt werden, so dass Sie persönliche Textbausteine behalten können.

• Lizenzschlüsselverteilung an alle Sync-Mitglieder

Ein Benutzer ("Master") muss zunächst – wie zuvor beschrieben – einen Synchronisationsordner erstellt haben. Andere Benutzer können sich dann mit diesem Synchronisationsordner wie folgt verbinden:

1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
2. Falls Sie mehrere Textbausteindateien geladen haben, wählen Sie in der Baumansicht den Wurzelknoten der Textbausteindatei, die durch eine Synchronisationsdatei ersetzt werden soll.
3. Wählen Sie den Befehl "Datei » Textbausteinsynchronisation » Bereitgestellte Textbausteine laden".
4. Wählen Sie den vom "Master"-Benutzer erstellten Sync-Ordner.

PhraseExpress entlädt Ihre lokale Textbausteindatei (die auf Ihrem Computer verbleibt), erstellt eine lokale Synchronisations-Textbausteindatei ("syncphrases.pexdb") und lädt die im Synchronisationsverzeichnis geteilten Textbausteine herunter.

Auf Wunsch importiert PhraseExpress die bislang verwendeten Textbausteine in einen Ordner der gemeinsam genutzte Textbausteindatei und beschränkt den Zugriff auf Sie. Sie können anschließend die importierten Textbausteine neu organisieren, verschieben oder teilweise löschen und die Zugriffsrechte konfigurieren.

Die PhraseExpress Installationen können mittels Konfigurationsdatei für die Synchronisation vorkonfiguriert werden, wie in diesem Videotutorial für Experten(!) erläutert.

Bei Verwendung eines Online-Clouddienstes müssen Sie Funktionen deaktivieren, die Dateien zwar lokal anzeigen, aber erst dann tatsächlich auf den PCs herunterladen, wenn auf diese zugegriffen wird (Beispiel Microsoft OneDrive / Beispiel Apple iCloud Drive).

Laden oder manipulieren keine Dateien im Syncverzeichnis. Dies wird ausschließlich von PhraseExpress gepflegt.

Voraussetzung zur Synchronisation ist, dass PhraseExpress mit dem Synchronisationsordner verbunden ist, wie zuvor beschrieben.

So tauschen Sie Textbausteinänderungen mit anderen Benutzer aus:

1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
2. Markieren Sie in der Baumansicht den Textbausteinzweig mit dem Wolkensymbol.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche"Aktualisierungen senden/empfangen" oder betätigen Sie die Tastenkombination CTRL-F5 .

PhraseExpress sendet Ihre Änderungen an der lokalen Textbausteindatei an den zentralen Synchronisationsordner und führt Änderungen seitens anderer Benutzern mit Ihrer lokalen Textbausteindatei zusammen.

Haben mehrere Benutzer denselben Textbaustein gleichzeitig bearbeitet, verwendet PhraseExpress die letzte Bearbeitung auf der Grundlage der "koordinierten Weltzeit" (UTC).

Warum manuell?

• Sie können neue Textbausteine zunächst lokal testen, ohne andere Benutzer mit unvollendeter Arbeit zu verwirren. Erst wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, senden Sie ihre Änderungen auf Befehl für alle anderen Anwender in den Sync-Ordner.
• Das Analysieren und Zusammenführen vieler Änderungen benötigt einige Kraftanstrengungen und PhraseExpress funktioniert während dieser Zeit verlangsamt.
• Die manuelle Synchronisierung reduziert die Netzwerklast.

• Optionen für die Synchronisierung

PhraseExpress (ab v16.2.2) führt ein Protokoll über alle Sync-Vorgänge.

Die Statusleiste informiert Sie über Änderungen nach der Synchronisierung. Klicken Sie nach einer Synchronisierung in der Statusleiste auf "Details" oder klicken Sie auf das kleine Rechteck unter der Hauptmenüschaltfläche"Änderungen senden/empfangen" und wählen Sie"Syncprotokoll anzeigen".

Im Protokoll können Sie Änderungen überprüfen:

• Doppelklicken Sie auf ein beliebiges Element oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um zu dem entsprechenden Eintrag in der Textbaustein-Baumansicht zu springen. Klicken Sie dann gegebenenfalls mit der rechten Maustaste auf den Textbaustein wählen Sie "Versionsgeschichte", um die Änderungen zu begutachten.
• Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift im Prokoll, um die Sortierung zu ändern. Klicken Sie erneut auf eine Spaltenüberschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren.
• Die Suchfunktion ist praktisch, um eine bestimmte Änderung in einem langen Protokoll zu finden.

Das Protokoll können Sie mit der Datenbankoptimierung löschen. Das Löschen des Protokolls macht nicht die Synchronisation rückgängig.

Änderungseinträge sind nicht unbedingt klar ersichtliche Änderungen. Auch interne Änderungen und jede Einstellungsänderung (z. B. Änderung der Rechtschreibsprache) erzeugt einen Logeintrag, auch wenn der Textbaustein identisch scheint.

Das Protokoll wird innerhalb der Textbausteindatei gespeichert. Das Protokoll selbst wird nicht mit anderen Benutzern synchronisiert. Jeder Benutzer hat sein eigenes Protokoll.

• Cloud-/NAS-Synchronisierung
• Synchronisationsprotokoll löschen

So beenden Sie die Textbausteinsynchronisierung:

1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
2. Wählen Sie in der Baumansicht den Knoten der Textbausteindatei mit dem Cloud-Symbol.
3. Klicken Sie auf das Dreieckssymbol der Hauptmenü-Schaltfläche"Sende/Empfange Aktualisierungen" und wählen Sie"Synchronisieren beenden".

PhraseExpress entlädt die Synchronisationsdatei, löscht das Syncprotokoll und lädt die zuletzt geladene Textbausteindatei.